アシスタントの心配り・メール送信時間&配信時間

メールやチャット、SNSなど、今やビジネスでも欠かせないツールとなっています。

クライアントのメールやSNSを代行して行うことも私達オンラインアシスタントの仕事です。

私達が代行するときに、気をつけていることの1つに「送信(配信)時間」があります。

 

 

会社や現場に出向くことがないリモートワークのため、オンラインアシスタントは自分の好きな時間に働くことが出来ます。夜中に仕事をすることは可能ですし、資料作成や日中に連絡の取りにくいクライアントとの打ち合わせなど、遅い時間に仕事をすることは実際にあります。

しかし、お客様へのメール対応は緊急時を除いて、常識の範囲の時間、会社営業時間内などに行うことが原則です。(どうしても必要な場合は「夜分のメール失礼します。」など一言添得ることも忘れずに。)

今はスマホでもパソコンメールを受信、通知が出来ますので、夜中や早朝に通知音が鳴ったら迷惑がかかりますし、「こんな時間に申し訳ない」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

私はよくオンラインショップを利用するのですが、遅い時間に返信をいただくと”そんなに急いでないのに、ごめんなさい。”と申し訳なくなってしまうのです…

そして同時に「こんな遅い時間まで働いている(働かされている)んだ、大変!(かわいそう)」と思ってしまうのです。

また、メールだけでなくLINE@やメルマガの配信も、早朝や遅い時間などにその時間に配信する理由が見つからない内容が届くと、「寝ている人がいるかもしれない時間に、わざわざお知らせする内容なのかな?」と思うことも。

メールの送信時間、LINE@やメルマガの配信時間一つでも、会社の印象はかわってしまう場合もあるのです。

 

メールの内容だけでなく送信時間についてもちょっとした心配りができることが、アシスタントにはとても大切なことだと私は思っています。

 

 

 

 

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