オンライン秘書の仕事は「作業を代わりに行う」ことだけが目的ではありません。
“クライアントさんの時間を生み出す”ことが大切です。でも、確認や連絡が多く「逆に手間を取られている気がする･･」というのがクライアントさんからよく聞くお悩みです。
やりとりの中でいかに「手間を取らせない工夫」ができるかが大切です。今回は、私がオンライン秘書として心がけていることをお伝えしていきます。
1.添付・リンクで迷わせない
よく使う資料やテンプレートは、毎回添付する・リンクを貼るなど、「探さなくていい仕組み」をつくります。
「以前送ったあのデータをもう一度確認したい」と思ったときに、過去のチャットを遡らなければいけない状況は意外とストレスになります。「毎回同じだから」「前のチャット見れば分かることだから」と思わずに、毎回添付やリンクを貼ることで、「すぐに確認できる」と探す時間が少なくなります。
2.結論ファーストで伝える
メールやチャットでは、最初に“何をしてほしいのか”を明確に伝えることが大切です。
「結論→理由→補足」の順番で書くことで、要点がすぐに伝わります。
タイトルにも【要返信】【確認依頼】【報告】などを付けると、要件がひと目で判断でき、すぐに返信しないといけないのか、しなくてもいいのかが分かりやすくなります。
3.箇条書きにする
複数の項目を伝えるときは、文章を長くつなげるよりも箇条書きが効果的です。視覚的に整理されているだけで、読み手の理解スピードがぐんと上がります。「読んでいて疲れない」メッセージづくりも、オンライン秘書の大切なスキルです。
4.自分なりの考えを伝える
「どうすればいいですか？」と投げっぱなしの質問は、クライアントさんも指示出しに頭を使います。「こうした方が良さそうです」「過去の例ではこの方法がスムーズでした」「調べたらこんな案もあります」といった自分なりの意見を添えることで、“頼れる存在”としての信頼が深まります。
5.タイミングをみてリマインド
クライアントさんから返信がないとき、「忘れているのかな？」「今は忙しいのかも」と思う場面はよくあります。そんな時こそ、“待ちの姿勢”ではなく、“気づきの先回り”が大切です。たとえば、「〇〇の件ですが、念のためリマインドさせていただきますね。」「明日が締切のタスクですが、進行状況いかがでしょうか？」といったように、やさしいトーンで声をかけることで相手の負担にならずにサポートができます。
オンライン秘書に仕事を依頼するのは、とても忙しい方がほとんどだと思います。いくつものプロジェクトや会議、セミナーなど本業が忙しいので、わざわざ秘書に仕事を依頼してくださっています。だからこそ、私は「お願いしてよかった」と思っていただけるよう、相手の立場に立ち、「どうしたら手間や、負担を減らせるか？」考え接することが大切だと思っています。
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