リモート会議は、自宅やカフェなど、どこにいても参加できる便利なスタイル。でも、ちょっとした準備を怠るだけで「音が聞こえない…」「資料が映らない…」と焦ってしまうこともありますよね。

そんなトラブルを防ぐために、リモート会議前にチェックしておきたいポイントを、ご紹介します。

1．ネット環境の確認

通信が不安定だと、映像や音声が途切れてしまいます。有線接続が可能であれば優先的に使用し、Wi-Fiの場合はルーターの位置やスピードテストで通信状況を確認しておくと安心です。ネットで「スピードテスト」と入力し、「インターネット速度テスト」などですぐに測定することができます。

また、万が一回線が切れた時に備えて、スマートフォンでテザリングするなど、代替手段を準備しておくと安心です。

2．画面共有の確認

資料は事前に開いておき、不要なタブや通知が表示されないよう「通知オフ」に設定する。デスクトップを整理し、共有予定のファイルはすぐ開ける場所へ保存しておきましょう。

マイクやイヤホンの接続を確認し本番前に一度テストしておくと安心です。自分の声が小さい、相手の声が聞こえにくいといった問題は意外と多いです。zoomでは「テストミーティング」で音が聞こえているか、自分の声が聞こえているかチェックすることができます。

さらに確認したいのがノイズ対策です。エアコンの風音、周囲の生活音などは思っている以上に相手に届いています。

Zoomには背景雑音を自動で抑える「ノイズキャンセル機能」があります。「設定」から、「オーディオ」→「背景雑音を抑制」から選択できます。

オンラインでは、画面に映る情報すべてが“印象”につながります。会議前に一度カメラをオンにして、自分の映り方を確認しておきましょう。

まずは、「背景」生活感が出すぎていないかチェックします。「ぼかし」機能や「バーチャル背景」などを利用することもおすすめです。

また、画面の明るさも印象を左右します。「ビデオ設定」から「低照度に合わせて調整する」から明るさの調節ができます。同じ設定のところに、「外見を補正する」機能もあるので使ってみてくださいね。

Zoomの録画には、パソコン保存（ローカル）とクラウド保存（有料プラン）があります。

レコーディングは、zoomが始まってから、画面下部のコントロールバーから「レコーディング」をクリック。「このコンピューターにレコーディング」か「クラウドにレコーディング」を選択してください。

パソコン保存で、容量が足りずに録画出来ていなかったというのは一番避けたいポイントです。事前に保存先を決め、空き容量を確認し、不要なフォルダを削除するなどしておきましょう。

また、クラウド保存（有料プラン）では、話す人だけが映る「スピーカービュー」か参加者が映る「ギャラリービュー」で録画するか事前に設定することが可能です。

「設定」→「レコーディング」で「クラウドレコーディング設定」から「アクティブスピーカーでレコーディングする」か「ギャラリービューでレコーディングする」にチェックを入れるところがありますので、録画したい画面レイアウトの方を選んで保存しておいてください。

パソコン保存（ローカル）の場合は、録画者の画面がそのまま録画されるので、開始前に録画したい表示に切り替えておきましょう。

事前に、
・今日の目的
・伝えたい内容
・確認したい事項
などをメモにまとめておくと、簡潔で分かりやすい進行ができます。

会議が長引かないように事前に時間配分を意識しておくことが大事です。終了時間を明確にする、アジェンダごとに目安時間を設定する。また「あと○分です」と声かけする人を決めておくのもおすすめです。

最後に意外と大切なのが、「心の準備」オンラインでは画面越しのやり取りになるため、表情や声のトーンが印象を大きく左右します。少し意識して笑顔でいるだけでも、場の雰囲気はやわらぎます。深呼吸して、あせらずゆっくり。準備が整っている人ほど、余裕を持って相手に向き合えます。

オンライン秘書と事前にリハーサルをしたり準備の確認をするなどの活用もできますので、ぜひご検討くださいね。

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