オンライン秘書あつみです。

事務局サポートをしていると、1日に何十通ものメールを目にすることになります。

私自身のメールでは同じ事務代行の方とのやりとりや、「オンライン秘書」を目指す方からの相談をいただいたりなどのメールもあります。普段は全く気になりませんが、同じ事務の仕事をしている方の言葉遣いはちょっと気になってしまいます。

 

 

余計な一言が攻撃的・上から目線に感じる

『以前もお伝えしましたが・・・』というフレーズをよく使う方とやりとりをすることがありました。このフレーズがでるたびに「同じことをなんども言わせないで！」と責められているような気持ちになってしまい、次第にメールでのやり取りが苦痛になってしまいました。

『以前もお伝えしましたが・・・』と似たフレーズで『先日お話ししましたが・・・』『お気づきだと思いますが・・・』などもありますが、どれも「何度も同じことを言わせないでよ。ほんと仕事のできない人！」と言われているように受け取られかねません。

他にも『“通常であれば”1週間はいただいております』『もう少しお時間をいただくのが“普通です”』は、相手を「普通ではない」と言われているような気もしてきます。

このような言葉を多用する方がいるように、全員がそのような悪い意味に感じているわけでは決してありません。でも、中にはそのように受け取ってしまう人もいることは事実です。メール送付先の相手がどう受け取るのかはわかりません。

 

丁寧だと思って付け加えた一言が相手への印象を悪くしてしまう

こうした余計なひとことが、読み手をイラッとさせる理由は、遠回りに相手を「非難」しているようにとらえられてしまうことがあります。

でもこれを使う側は決して「相手を非難しよう」と思っているわけじゃなくて意識していないから注意が必要なのです。例えば「念を押す意味で『以前もお伝えした』と入れておこう」と考えて文章を書いているようなのですが、押しの強さを与えてしまうんですよね…それが“ダメ押し”となり、ムダに攻撃的な印象を受け手に与えてしまいます。

 

メール文章は必要以上に意味深に考えてしまう

例えば、好きな人からのメール。会って話しているときは気にならないのにちょっとした言葉で「怒ってるのかな？」「嫌いなのかな？」と気になったりしませんか？文字コミュニケーションでは必要以上に意味深に考えてしまいがちなのです。

受け取り方はひとそれぞれ。

余計な一言を入れないシンプルなメールが無難です。