メールを書くときに、必要な情報が不足しているのはいけませんが、
それと同じくらい気をつけたいのが情報量が多すぎる、
もしくは、丁寧すぎることです。
「過ぎたるは及ばざるがごとし」とことわざにもあります。
クライアントにいろいろ伝えようとしても、
メールが読みにくければ、
相手もしっかりと読んでくれないかもしれません。
いつも相手のことを考えて、読みやすく、
わかりやすいメールを心掛けたいものです。
あれもこれもとメールを複雑にしていませんか？
美メールにする秘訣の一つとして、
「一通のメールに複数の案件を混ぜない」
ということがあります。
オンライン秘書として、
クライアントと複数のプロジェクトを一緒に行うこともありますが、
一つのメールに「あのプロジェクトのことも、
このプロジェクトのことも」と書いてしまうと
読み手は混乱してしまいます。
では、案件を一つにすればいいかというと、
それだけではなく
そのメールの目的は何か？
依頼なのか？報告なのか？
読み手に、わかりやすく伝わるようにします。
文章も、ただ長く書くのではなく、
1文の目安は４０～５０文字くらいがいいと思います。
改行や句読点も使い、メール全体を見て、読みやすさを重視します。
情報が多いことが、相手にとって親切とは限らず、
すっきりとさせることも、
クライアントに対する思いやりのひとつです。
丁寧すぎる敬語にも注意しましょう！
ビジネスメールに敬語はもちろん必要ですが、気をつけたいのが「二重敬語」です。
丁寧に、丁寧にと思っても、敬語に間違いがあると、印象が変わってしまいます。
間違えやすい二重敬語の例をいくつかあげると・・・
✖ おっしゃられたように
〇 おっしゃったように
✖ ご覧になられましたか
〇 ご覧になりましたか
などがあります。
また、便利でよく使われる「いただく」という言葉にも注意が必要です。
これらも二重敬語です。
✖ ご連絡させていただきました
〇 ご連絡いたしました
✖ 伺わせていただきます
〇 伺います
さらに、メールでの「いただく」の使い過ぎにも気をつけたいものです。
例文
✖ メールを拝見させていただき、上司に確認させていただいたうえで、お返事させていただきます。
とっても、丁寧な感じではありますが、二重敬語でもありますし、
いただくのオンパレードで、読みにくい印象になってしまいます。
こうするとすっきりしますね。
〇 メールを拝見し、上司に確認して、お返事いたします。
いつも美しく、すっきりとわかりやすいメールで、
クライアントと心地よいコミュニケーションをとりたいですね。
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