ここ数年はコロナ禍もあって、ますますメールやチャットでのやりとりが増えました。メールは便利ですが、どうしても形式的になりやすく、メールだけのやりとりではなかなかお客さまとの関係が近くならない！！という方も多いのではないでしょうか？

お客さまと良い関係を結んでいくことは、良い仕事にもつながりますし、何かあった時にもサポートしあえる信頼関係にもつながっていきます。

今日は、お客さまとの関係がより良くなるメールやチャットの書き方のポイントをまとめてみました。

１．メールの最初と最後には感謝の言葉を添える

まず、お客さまとのより良い関係を築くには、メールでもこまめに感謝を伝えることが大切だと思っています。　

メールの冒頭であれば、

『ご連絡ありがとうございました。』　

『先日はありがとうございました。』

資料を送ってもらった、注文をいただいた、問い合わせをいただいたなど、何であっても、お礼の一言を伝えるといいと思います。

メールの最後にも、もう一度、

『いつも早めに対応していただいてありがとうございます。』

『まずはお礼を伝えたくてメールいたしました。本当にありがとうございます。』

なるべく具体的に感謝の気持ちを伝えています。　

２．お客様の時間を作るように、なるべく手間を省く

次に、オンライン秘書としても特に心がけていることですが、お客様の時間を作るように、メールやチャットでもお客さまの手間を省くようにしています。

例えば、メールは、一つのメール内で完結するようにしています。具体的には、ブログの記事や、Instagram、参考にした資料のリンクをつけたり、訂正箇所のスクリーンショットを送ったり。会場へのご案内であれば、地図が掲載されているURLをつけたりします。

お客さまがメールを読んだときに、改めて記事や資料、地図を検索したり、過去のメールを振り返らなくてもいいようにしています。

ちょっとしたことではありますが、相手を思いやる気持ちはメールやチャットでも十分に伝わりますよ！

こちらも日々意識しています。例えば、毎日の報告メールやチャットなどは、どうしても決まった言葉になりがちですよね。

例えば、『承知しました。』

これも、時には元気よく『承知しました！』

時には、笑顔と共に『承知しました^^』と顔文字を添えたり。

言葉の使い方は、お客さまのタイプに合わせていくことが何より大事ですが、顔は見えなくても人と人とのやりとりなので、あたたかみが伝わるように、言葉もバリエーション豊かに、いつも同じにならないようにしています。

メールやチャットのやりとりも、ちょっと心と言葉をプラスすることで、お客さまとの関係もグッと近くなり、仕事もスムーズに運ぶことができます。

少しでも参考になれば、幸いです ^^

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