最近は、コミュニケーションツールの一つとして、ビジネスの場においても「チャット」が多く取り入れられるようになってきました。
チャットはメールに比べると複数の人と会話ができ、簡潔にメッセージを送れるので便利ですよね。
ただしチャットは気軽に送れてしまうだけに、公私混同しやすいとこも。
ビジネスシーンでは、マナーも忘れないようにしたいですね。
メールとチャットを使い分ける具体例
メールとチャットを使い分ける正式な線引きはありませんが、会社によっては、メールは社外に、チャットは社内に、というところもあります。
やはり、正式な文書はチャットではなくメールでという考えが全体的にはあるようです。
チャットのやりとりをしていても、重要な依頼や契約の書類や、複雑な用件などは、「ここからはメールで」とツールを切り替えることもあります。
エビデンスの保存が必要かというところも、メールとチャットを使い分ける一つのポイントになります。
仕事上、後に残す書類は、保存や仕分けがしやすい「メール」が向いていると思います。
チャットは、メールのようなかしこまった形がなく、短い文章でのやりとりができるため、仕事の進捗状況を伝えたり、「報告・連絡・相談」のような日常のコミニュケーションに向いています。
オンライン秘書の場合、クライアントの意向をお伺いし、メールでのお問い合わせにはメールでお答えし、長期的なお仕事をする場合は、チャットで行うことをご提案することもあります。
ここでのポイントは、オンラインで業務を滞りなく行うためにも、双方がチェックしやすいツールを選び、状況に応じて使い分けていくことです。ツールの良さを活かして、クライアントに合わせた対応を心掛けたいですね。
メールやチャットを使う際の美マナー
メールやチャットでの連絡で気をつけたいことをいくつかご紹介します。
送信時間の気遣い
今は昔と違い、スマートフォンでリアルタイムにメールやチャットの受信をチェックできます。だからと言って、２４時間送っても大丈夫というわけではありません。
電話同様と考え、早朝や夜遅い時間、休日などは避けるのがベター。クライアントとの間で、事前にやりとりする時間を決めておくのもいいですね。
弊社では業務スタート前にメールやチャットの送受信についてご意向をお伺いしています。
顔文字や絵文字は相手に合わせる
顔文字・絵文字はOKなのでしょうか？基本的に、ビジネス上ではNGです。
しかし、仲の良い同僚やクライアントとの間でも、親しみやすさを出すために時に多少は使ってもよい場合もあります。
すべてに通じることですが、相手によって「失礼」にも「親しみやすさ」にもなるものなります。まずは相手を知り、その方に合わせた、心地よいオンライン環境を提供できるよう心がけたいですね。
