前回はGmailの時短術をお伝えしました。
今回はGmailの知っていると便利な機能について3つご紹介します。
1. 予約送信機能
指定した日時にメールを送信することができる機能です。
夜中や早朝にメールを作成していて「今送ると迷惑かな」という時や
リマインドメールを前日に配信したい場合などに便利な機能です。
【手順】
①メールを作成したら、左下の「送信」ボタン横にある
下矢印アイコンをクリックします
②「送信日時を設定」をクリック
③「送信日時」を選択する
④「送信」をクリック
2. 取り消し時間を長めにする
Gmailには、送信後に一定期間なら
メールの送信をキャンセルできる機能がついています。
基本設定では、取り消しできる時間が5秒になっていますので、
それを最大の30秒に変更しておくと
「うっかりミス」などの誤送信が防げるのでおすすめです。
【設定方法】
①右上にある設定アイコン「すべての設定を表示」をクリック
②「全般」タブ内の「送信取り消し時間」を30秒に選択
③ページ下部にある「変更を保存」をクリック
【取消方法】
送信直後に左下に「メールを送信しました」と表示され、「元に戻す」を選択しクリック
3. 自動返信機能
長期休暇中や、すぐにメールの返信できない場合に設定しておくと便利な機能です。
事前に登録したメッセージを受信したメールに自動で返信してくれます。
【設定方法】
①右上にある設定アイコン「すべての設定を表示」をクリック
②「不在通知」までスクロール
③「不在通知ON」を選択
④期間、件名、メッセージを入力
⑤連絡先リストのメンバーのみに不在通知を送信する場合は、
メッセージ下にある「連絡先リストメンバーのみ返信する」をクリック
⑥ページ下部にある「変更を保存」をクリック
Gmailの便利機能3選はいかがでしたか？
これらの機能を使うと業務効率化につながり、作業時間も短縮されます。
「メールに時間が取られ過ぎている」
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