ビジネスで使用するメールはもちろんの事、プライベートで使用する場合でも署名の設定をおすすめします。

署名をする意味

そもそも署名とは、“本人であることや責任を明らかにするために（書類・書簡などに）自分が氏名を記すこと”です。

メール、特にビジネスメールのでも同様に、「本人が作成したメールです」ということを示す署名の添付は必須ものといえます。

ビジネスメールの署名

メールの署名の内容は、「名刺」と同様のものと考えると良いかもしれません。下に、一般的に使われる項目を記載しましたが、個人の場合ですと不要なものや省略できるものもあると思います。

送られる側にとっても、どこの誰から送られたものかというのも、すぐにわかりますので、返信メールにも、忘れずに署名をつけましょう。

■会社名又は屋号
■部署名
■担当者の肩書き
■担当者名
（■住所）
（■電話番号）
（■FAX番号）
■メールアドレス
■ Webサイト等のURL

更に、「お知らせ」などの情報を署名に加えることもあるでしょう。

例えば、

■セミナー開催のお知らせ
例）●月○日（■）９時より『○○セミナー』開催　詳細はHPへ

■営業時間のお知らせ
例）月～金：9:00－16:00　土・日・祝日休み
GW期間中は通常通り営業中！

など、ちょっとした告知に使用するのも１つですね。さりげなくセールスできます。

■環境依存文字は使用しない
■パソコン、スマホ、タブレットなどで正確に表示されているか
■記載されている情報に誤りがないか

せっかく作成した署名も、正しく表記されていなければ意味がありません。例えば、署名の区切り線をつけたのに上下のラインの長さが違うとか、文字化けして文字が正確に読めない、電話番号が違うなど、よくありがちなミスがないように、忘れずに内容を確認しておきましょう。

いただいたビジネスメールの署名で、デザインが凝っているものをたまに見かけます。それもまた、個性があって素敵だなと思います。シンプルなビジネス用の署名も良いですが、名刺代わりの署名と考えるとこだわりのデザインにしてみるのも、インパクトがあって良いのかもしれません。

名刺代わりのメールの署名です。本人が送信した証として、こだわりのある設定をしてみると、個性が光るアイテムの一つになりますね。

オンライン秘書のサポートについてフォームよりお気軽にお問い合わせくださいませ