打合せの多くがオンラインで実施されるようになり、対面での打合せとは違った気配りが必要とされていますね。オンラインでの打合せやミーティングにおいて、気を付けたほうが良いポイントはどこでしょうか？

今回は2つお伝えします。

≪ポイント≫

1.事前準備
2.会議中

 

1.事前準備

外部の方とのお打ち合わせも多いことと思います。ホスト側は事前準備をしっかり行い、時間内にスムーズに進行させる必要があります。遅くとも前日までには、会議の方法やURL、あれば当日の資料等、メールなどで事前にお伝えしておくことをお勧めします。

例えば

◆日程：2022年01月12日(土)15:00～　（60分予定）
◆準備するもの：添付資料（○○、●●）
◆会議使用ツール：Zoom
Zoom招待リンク：○○○
開始5分前までに、Zoom招待リンクにアクセスしてお待ちください。

実際に、お会いして打ち合わせをする時も、事前に時間や場所など、お伝えしていることと思いますので、一緒ですね。

そして、大切なのは『時間』です。当日、スムーズに接続できるように、事前にチェックをしておきましょう。少し早めに準備をしておくことで、回避できるトラブルもありますね。

人によっては、待たされることでマイナスの感情を抱く方も少なくありません。お互いの貴重な時間を使っている。ということを忘れないようにしたいですね。

 

2.会議中

視線、しぐさ、『時間』を意識してみましょう。カメラの位置は、目線の高さに合わせておくと、きれいに映ります。

そして、カメラの近くに、お相手の画像を設定することで視線が下がらずにお話ができます。相手の表情を見るつもりで、一生懸命ディスプレイを見てしまいがちですが、カメラが視線を捉えているので、違和感のない位置に設定しておく必要があります。

また、しぐさも大切です。無表情で聞いていたり動きがないと話し手は手応えが感じられず、不安になります。会話を邪魔しない程度のうなずき等意識してみると良いですね。

最後に、会議中も時間を意識しましょう。だらだらと続く打合せ程、非効率なものはありません。始める時間も終わる時間も厳守です。もちろん、全てがそうとは限りませんが、意識しておくことは大切です。

 

便利なWEBミーティングだからこそ、事前準備を怠らず有意義な時間にしたいですね。

 

 

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