会社資料に、プレゼンにパワーポイントを使っている方も
多いのではないでしょうか?
資料作りはどうも苦手、という方に、
パワーポイントを見やすくするコツを
お伝えしたいと思います。
ポイント1 パワーポイントに載せる文字や画像は最小限に!
やってしまいがちなのが、わかりやすくを心がけるあまりに、
文字や画像を多く入れてしまうことではないかと思います。
情報の詰め込みは、かえって逆効果です。
装飾や色についても同じで、多用してしまうと、
伝えたいメッセージより、
そちらに目がいってしまいます。
資料はシンプルに、伝えたいメッセージを絞って伝えるようにしましょう。
パワーポイントの共通の認識として、
「ワンスライド・ワンメッセージ」と言われています。
ポイント2 最初にストーリーを作る!
なんとなく思いついたことからスライドにしていないでしょうか?
伝えていく順序もとても大切です。
まずは、どんな流れで何を伝えたいのか?
おおまかな構成を先につくると良いと思います。
構成の方法はいろいろありますが、
おすすめの構成法をここでは二つ紹介します。
【わかりやすさ重視!PREP法】
Point(結論)→Reason(理由)→Example(具体例)→Point(結論)
こちらの頭文字をとったPREP法は、結論ではじまり、結論で終わる方法です。
プレゼンでは「つかみが大事」なので、最初に話の結論を持ってくることで、伝えたい内容を相手の記憶に強く残すことができます。
説得力のある方法なので、ぜひ使ってみてください。
【相手の気持ちに寄り添うならDESC法】
Describe(描写)→Express(表現)→Suggest(提案)→Choose(選択)
こちらは、相手の気持ちを考慮しつつ、提案していく構成です。
最初に問題を客観的に描写し、次にその問題に対しての主観を表現し、
三番目に状況を変えるための提案をし、最後に提案を受け入れるか否かの選択を
提示します。
一方的な展開ではなく、相手の意見も尊重していくので、
共感力を大切にする女性向けのプレゼンなどは、
こちらの方法も良いと思います。
ポイント3 大きさや配置を徹底してそろえる!
パワーポイントでは、「統一感」も大事な要素です。
ポイント1で書きましたが、情報量を最小限にしたうえで、
文字の大きさや、行間、余白などをそろえていきましょう。
文字の大きさは資料であれば12~16pt、
スクリーンに投影するのであれば18pt以上が目安となります。
また、文字のサイズも、タイトル用、見出し用、本文用と
3種類使い分けるくらいで、
文字のサイズもいろいろ使わないようにしましょう。
余白や行間も同じです。
どんな資料でも共通して言えることですが、
読み手が負担にならないように、
『区切りで改行する』『行間を空ける』『余白を調整する』
この3つも意識してみてください。
見やすくて、相手にも伝わりやすい資料で
お仕事も順調にいきますように*^^*
弊社では、パワーポイントの資料作成なども代行しておりますので、
お気軽にご相談くださいませ。