オンライン秘書のお仕事では、メールを送ることが多くあります。
セミナーのご案内、入金依頼のメール、
商品の発送、お礼のメールなどなど、
内容は多岐にわたっています。
送ったメール１つで、
クライアントさんや会社のイメージを
左右しかねない大事なお仕事です。
イメージを下げないためにも
最低限のマナーは抑えておきたいですね。
これで安心！ビジネスメールの基本の７つ
①分かりやすい件名をつける
具体的な名称や日付、内容を入れて
ひと目で分かるような件名にしましょう。
件名の書き方一つでメールを開封してもらえなかったり、
返信率にも影響する大事なポイントです。
文字は１５文字から２０文字以内がいいと言われています。
【お知らせ】【ご依頼】【御礼】【ご相談】など
【】を上手に使い要件を分かりやすくするのがおすすめです。
【重要】などもいいですが、
使いすぎるとそんなに重要ではないのに
「いつも重要って送ってくるな」と
不快に思うかたもいらっしゃいます。
本当に重要！と思う時に使用するのがいいかもですね。
②最初は宛名
メールの最初は必ず宛名を書きます。
社外の人に送る場合は
基本「会社名+部署名+役職名+氏名+敬称」です。
○●会社▲▼部
部長 〇〇様
③はじめの挨拶＋名乗り
はじめは簡単な挨拶から。
いつもお世話になっております。●●会社の△△です。
〇〇セミナーにお申込みいただきましてありがとうございます。○○事務局です。
社内や親しい人には、お疲れ様です、おはようございます などでもいいですね。
④要件は短く、わかりやすく
結論ファーストで、長くなりすぎないように注意しましょう。
何についてのメールなのか、
何をして欲しくて送ったメールなのかを、
改行や箇条書きなどを利用し見やすい文面にしていくことが大切です。
⑤結びの挨拶
「よろしくお願いします。」
「お会いできるのを楽しみにしております。」
など簡単な挨拶でしめます。
⑥署名
メールの1番下に入れるのが署名です。
このメールは「私」が責任を持って送っていますよと示す、
いわば名刺の役割を果たしています。
会社名・部署名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどを書いておきます。
テンプレートで登録しておくと便利ですね。
⑦大事な最終チェック
メールを書き終わったら一度読み返してみましょう。
誤字・脱字はありませんか？
お名前、日付、曜日は間違っていませんか？
読みにくくないですか？
誤送信を避けるためにも
忘れちゃいけないもっとも大事な作業です。
ビジネスメールの基本をおさえておくことで、
この人に任せて安心だなと思っていただけたり、
相手との円滑なコミュニケーションが取ることができます。
顔が見えないからこそ、
ビジネスマナーをおさえつつ
心を込めたメールをしていきたいですね。
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