ぐっと分かりやすく伝わりやすくなるメールの４つのポイント！

①箇条書きで分かりやすく

メールを書く場合は
「何を伝えたくてメールを送るのか」を
意識することが大切です。

まずは、相手に伝えたいことを書き出してみましょう。

依頼したいのか、確認してほしいのか、

その中で伝えたい項目を
・■なので箇条書きにしてまとめると見やすくなります。

メールを読むということは、
少なからず相手の時間を奪っている
という意識を持つことが大事です。

質問したい場合には、
「はい」か「いいえ」で答えられるようなメールにしてみたり、
往復の負担を減らすようなメールにすることも大切です。

打ち合わせ調整をするような場合には

いつにしましょう？→○月○日は？→だめです→●月●日は？
など繰り返していると何回も返信しなければいけません。

あらかじめ可能な日を２，３日出して選んでもらうようにしたら、
空いている日を選んで返信するだけになります。

敬語って難しいですよね。

謙譲語、尊敬語といろいろあり
日本人の私でも混乱するときがあります。

その中でも、なんか丁寧そうと「いただき」すぎていませんか。

例えば、
「確認させていただいた上で、
社内で検討させていただき、
お返事させていただきます。」

回りくどいし、ヘリ下りすぎですよね。

丁寧さは大切ですが、
多用な「させていただきます」は注意が必要です。

AIでメール作成も数秒でできてしまう時代です。

人間味のあるあたたかい一言をプラスしてみませんか。

「教えていただいたカフェに行ってみました！とても美味しかったです。」
「先日のセミナー大盛況だったみたいですね。お疲れさまでした。」
「こちらはあいにくの天気でしたが、そちらはいかがでしたでしょうか。」
などなど。

以前の会話ででていたエピソードや、
時候のあいさつなどちょっとした一言をプラスすると、
不特定多数の人に送っているメールではなく
「あなた」に送っているんですよと、
ぐっと気持ちがこもったメールになります。

AIの進化が目覚ましい今だからこそ、
伝わりやすさや、温かみを意識した
メールを送っていきたいですね。

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