全体の業務を洗い出して、タスクに順位付けを行なうことによって業務を効率良く進行できます。
タスクが明確になると、重要度と緊急度によって優先順位がわかるようになります。
また、本当に自分でやらなければいけない事なのか、
誰かに依頼できる内容なのかも、きちんと把握し管理がしやすくなりますので、
一度業務の洗い出しをされることをおすすめします。
タスクとToDoの違い
タスクとToDoは、どちらも「やるべき作業を管理する」
という意味で使われやすい言葉ですが、厳密には意味合いが異なります。
タスクは「明確な期限が設定されている業務」であり、先延ばしにすることができません。
一方、ToDoは「期日が設定されていない日常的な業務」のことであり、先延ばしにすることも可能です。
タスク整理の手順
①全てのタスクを書き出す。
様々な管理ツールソフトなどがありますが、
おすすめは付箋に手書きすることです。
1枚の付箋に1項目で書き出します。
例）ブログを書く、ブログを投稿する
メール対応をする
インスタの画像作成、インスタ投稿文を書く、インスタ投稿する
など、少し細かいかなと思う位で丁度いいです。
②タスクの優先順位を決める
「重要かつ緊急」
「重要ではないが緊急」
「重要だが緊急ではない」
「重要でも緊急でもない」の
4つに整理して管理するのがおすすめです。
ここに当てはめて付箋を貼っていきます。
③自分でやらなければならないことと他人に任せられる仕事を分ける
重要でも緊急でもない領域にあるものが、一番最初に手放せる項目となります。
事務的なメールや、投稿代行などの手間は、たかが10分程度かもしれません。
でも、本当に自分自身でやらなくてはいけないことでしょうか？
④タスクにかかる時間を想定しておく
限られた時間で、何となくこなしているだけというのはもったいないですよね。
価値ある時間をつかうとするなら、大枠でも構いませんので
だいたいの時間を想定しておくことをおすすめします。
そうすることで、外注した時などにおおよそのかかる時間の目安となります。
⑤タスクはより具体的に
タスクはできる限り具体的に整理をしたほうが管理しやすくなります。
誰が見ても内容を把握して行動できるレベルにまで具体的にするのがおすすめです。
仕事を少しでも効率よく進めて、
そして手放せるものがあれば手放したいと思いませんか？
その為にも、漠然と「こうなったらいいな」というのではなく、
業務内容の棚卸しをして、やるべきことをやる。
まずは、業務を可視化させるというのが大切です。
ぜひ、お試しくださいね。
わかってはいるけど、ひとりではどうしていいのかわからない。
やろうと思っているけど、つい後回しに…という方も多いのではないでしょうか。
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