オンライン秘書は、様々な方とコミュニケーションが必要となるお仕事です。

言葉づかい一つで「感じ悪いな」「言い方がきついな」と思われてしまうと、とても残念ですよね。
相手と気持ちよくコミュニケーションがとれる言葉づかいのポイントを5つご紹介していきます。

１.クッション言葉を使おう

クッション言葉とは、何か依頼、反論、お断りする際に文の前に使用する言葉です。
クッション言葉を入れることで、言葉がやわらかくなる効果があります。

例えば、依頼するときには「お手数おかけしますが、おそれいりますが」など
断るときには、「お気持ちはありがたいのですが、申し訳ないのですが」など
クッション言葉を入れるとマイルドになりますよね。

ただ多用しすぎると回りくどかったり、白々しい印象を受けることも。
状況に合わせて適度に使用するのが大事です。

２.二重敬語に注意

二重敬語とは、１つの文に同じ種類の敬語を２回使うことです。

×拝見させていただきます
拝見（謙譲語）＋させていただく（謙譲語）
○拝見します

丁寧さを出すために使ってしまう場合もあるとは思いますが、
マナー知らずだと思われたり、
丁寧すぎてかえって無礼に思われることもあるので注意が必要です。

ダメ、無理、嫌などネガティブワードを使っていませんか？
多用すると相手に不快な思いをさせていたり、マイナスな印象をもたれてしまいます。
ネガティブな言葉はなるべくポジティブに変換して伝えていきましょう。

業界用語、カタカナワードばかり使っていませんか？

問題なく意思疎通できる場合はいいのですが、
違う業界の方やはじめての方に伝える場合には注意が必要です。

それってどういう意味？と調べる手間もかかり、
知らない単語ばかりで相手を疲れさせているかもしれません。

相手に合わせて分かりやすく伝えることを意識したいですね。

言葉づかいは心づかいとも言われています。
丁寧な言葉を使うと、やさしく親しみやすい印象を持ってもらえたり、
逆に乱暴な言葉を使うと、近づきにくさや不快な印象を感じます。
相手のことを思いやり、相手の立場にたった言葉づかいができるといいですね。

言葉づかいが丁寧だと「感じのいい人」「またお仕事頼みたい」と好印象を持っていただけます。
オンライン秘書は心をこめて皆様のバックオフィスをサポートしていきます。

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