そもそも議事録って何のためにあるの？

議事録は、会議での決定事項や課題などの要点を分かりやすく残しておくものです。
会議に参加していない人への情報共有、意見の相違を防ぐ、やるべきことを明確にするなどの目的があります。

事前準備が大切

いきなり議事録作成を頼まれたら戸惑ってしまいますよね。
会社でのテンプレートがあればそれに目を通しておく、
会議の目的を明確に理解し、事前に分かっている情報を把握しておきましょう。
「日時」「場所」「参加者」など。
ネットで作成例もたくさんあるので見ておくのもおすすめです。

また、レコーディングは可能か？
webミーティングでは録画が可能かを確認しておくのも大切です。

議事録の悪い例は、会議の進行をそのまま記載しただけのダラダラ長い文章。

決定事項や重要事項がうもれてしまい
「結局何が決まったの？」「どこが重要？」
などが分かりづらくなってしまいます。

書くときは要点をまとめて、１文を短くするのを意識するといいです。

分かりやすく書くためには、5W1ｈを意識するとよいでしょう。
When（いつ） Where（どこで） Who（誰が） What（何を） Why（なぜ） How（どのように）
これを意識して書くだけで、どんな会議が行われていたのかが把握できると思います。

特に、数字や金額、日時や期限などは間違えないようにしっかりメモを取りましょう。
議事録は正確さが重要です。

仕上がったら、一度読み直して間違いがないかチェックしてみましょう。
ぱっと見て読みやすい文章ですか？
文字がぎゅっと詰まっていて改行がない文章は読みにくいですよね。

会議に参加していない人でも読んで理解できる内容になっているか？
余白は十分で読みやすいか？
適切な改行はあるか？
など確認するといいでしょう。

以上、読みやすい議事録作成のコツを簡単にまとめてみました。

見る人に分かりやすく、正確に情報を伝えることが大切ですね。
コツがつかめると作業時間が短縮され事務効率が上がっていくかもしれません。
議事録作成をする際の参考になれば幸いです。

オフィスアツミでは、議事録作成の仕事も承っております。お気軽にご相談ください。

【お客様の声】

【秘書業務の実績　一例】

お問い合わせ・導入のご相談は下記フォームよりお願いします