セミナーや講演会、撮影や個人セッションを行うレンタルスペースなどの会場を探したことはありますか。どのように会場を選んだらいいのか、事前にどんなところをチェックすればいいのか分からないことが多いですよね。
会場に着いてから「こんなはずじゃなかった」「想像していた会場と違った」などと慌てないためにも、検索前にやっておいたほうがいいこと、事前に確認しておきたいポイントなどをお伝えしていきます。
目的を明確にする
会場を探しはじめる前にまずやることは、会場で行う「目的」を明確にしましょう。
セミナー会場なら、大規模なのか、中規模、小規模？
撮影を行うためのおしゃれなレンタルスペース。
個人セッションができる、など。
何を行う会場を探したいのかを明確にしましょう。
内容や人数により必要なスペースや、設備など変わってきます。
どんな目的で会場を借りるのか明確にしていきましょう。
イメージを考える
どんな会場を借りたいのかイメージし、条件を決めていきましょう。
例えば、無機質な会議室ではなくて、おしゃれな雰囲気のセミナー会場。
非日常な空間でワイワイ楽しめる会場。
駅から近くアクセスしやすい会場。
壁は白色でアットホームなかんじ、などイメージを考えて、譲れない条件を出していきましょう。
確認したいポイント
アクセス
駅から会場までの所要時間を確認しましょう。アクセスしやすい位置にあるか、迷わず来れそうな場所か、目印となるような建物はあるか、ビルの何階にあるのかなどをチェックしましょう。特に、イベントやセミナーなどではアクセスのしやすさ、立地が重要になってきますので、アクセスしやすい場所を選ぶといいですね。
設備
会場に、必要な設備がそろっているか確認しましょう。例えば、プロジェクター、マイク、スピーカー、Wi-Fi、ホワイトボード、テーブルや椅子は何台あるのか、など。持ち込みの機材があるなら、持ち込みOKかどうかなども確認しておきましょう。
レイアウト
イベントやセミナーのイメージに合った会場の内装か、雰囲気は合っているか、テーブルや椅子などレイアウトは変更できるのかなども確認しましょう。
ルール
会場によってルールが定められている場合があるため、事前に規約を確認しておきましょう。料金やキャンセル料金。持ち込みの可否、飲食の可否など。違反してしまうと大問題になってしましますので、しっかりと確認しておきましょう。
会場を検索できるサイト
実際に会場を検索できるサイトを３つご紹介します。
・インスタベース
ネット上で、簡単にレンタルスペースを検索・予約できるサービスです。貸し会議室や撮影スタジオ、ヨガスタジオ、レンタルサロンなど多様なスペースを探すことができます。
・スペースマーケット
ネット上で、簡単にレンタルスペースを検索・予約できるサービスです。「古民家風撮影スタジオ」や「ママ会に使えるキッズスペース付レンタルスペース」など用途や季節のイベントに合わせておすすめがまとめてあるページもあり、テーマやイメージから検索できます。
・会場ベストサーチ
法人・団体専用の会議室・イベントホールの検索・予約ができるサービスです。10名～2500名までのプロジェクターが使える会場のみを掲載しています。
https://kaijosearch.com/kaigi/
会場選びでは、事前の準備が大切です。会場選びによって、集客や参加者の満足度が変わってくることもありますのでしっかり選んでいきたいですね。
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