メールのやり取りで「見逃してしまった」「返信しないといけないメールなのに忘れてしまった」「見返したいメールがすぐに出てこない」なんて経験はありませんか。
どんどん溜まってしまうメールボックス、きちんと管理されていますか。メールの受信箱を整理すると、見落としやミスを防ぐことができ、仕事の効率も上がっていきます。
今回は、メールボックスの整理方法やコツについてお伝えしていきます。
フォルダ分けをする
フォルダを分けることによって、メールが整理され管理がしやすくなります。
差出人や会社ごと、案件ごとなどでフォルダを分ける方法や、「未対応」「対応中」「対応済」など進捗状況によってフォルダを分ける方法があります。 フォルダごとに色を変えると一目で判断しやすくなりますよ。
差出人や件名によって自動で振り分けてくれる機能もおすすめです。
スターをつける
後で読み返したい、返信しなければならない重要なメールにはGmailでは「スター」をつけておくと目印となり便利です。スターをつけたメールだけ表示させることができ、頻繁に見返す重要なメールに付けておくと、すぐに探すことができ便利な機能です。
不要なメールは削除する
広告メールや営業メール、不要なメルマガなどは定期的に削除しましょう。不要なメールが溜まると重要なメールを見逃してしまったり、容量が圧迫されシステム動作が遅くなることがあります。定期的に削除するタイミングを設定しましょう。
不要なメールを受信しないよう設定
不要なメールを削除することとも似ていますが、そもそも不要なメールを受信しないように設定することも大切です。読まなくなったメルマガの配信解除をする、迷惑メールのアドレスの受信拒否設定をするなどの受信拒否設定ができます。
アーカイブ機能を使う
アーカイブとは、受信したメールを受信トレイから隠し別の場所で保管することです。
アーカイブにすることで、受信トレイには表示されないので受信トレイがスッキリします。
すぐに対応は必要ないけど後で見たい、要件が終わったメールなど、受信トレイには表示させずに保管することができます。
メールチェックの時間を決める
メールをチェックする時間を決めると、見落としや返信忘れなどを防ぐことができます。
メールが来る度にチェックしていると、他の作業が中断され非効率になったり、見ただけで後で返信しようと思って忘れてしまうなんてことが起きることもありますよね。例えば、仕事はじめと終了前に確認すると決めると確認漏れが防げます。
メールボックスを整理することで、業務効率も上がり、「見逃した」「返信忘れ」などのミスやトラブルを防ぐことができます。それでも自分で管理するのは大変だ！という場合はメールの管理もオンライン秘書に依頼することもできますので、ぜひご相談くださいね。
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