仕事の中で意外と時間を取られるのが「会食の手配」。日程の調整に始まり、会場のリサーチ、お店とのやり取り、参加者への連絡と、細かく丁寧な対応が求められる業務です。フリーランスや1人経営者の方にとって、こうした“雑務”が本来の業務の妨げになってしまうことも少なくありません。
そこで、おすすめしたいのがオンライン秘書による「会食調整のサポート」任せられる部分はお任せし、あなたしかできない業務に集中することができます！今回は、会食を開催する際のポイントや、オンライン秘書に依頼できる業務内容についてご紹介します。
1.目的の共有
まずは、開催の目的を共有します。懇親会、セミナー、商談のためなど目的によって会場を選ぶ基準が変ってきます。カジュアルな店がいいのか、高級店がいいのかなど。会食の目的を共有することで、その後の手配がスムーズになり、失敗のない会場選びにつながります。
2.事前に確認しておきたいポイント
お店を探しはじめる前に、以下のような情報を事前に共有しておくとスムーズです。
・お店のジャンル（和食・フレンチ・洋食など）
・予算（1人あたり〇〇円くらい）
・エリア（駅名、アクセスのよさなど）
・開催時間（昼、夜、曜日など）
・個室の有無（静かな空間が必要か）
・アレルギー有無
など
他にも、開催日が決まっている場合はもちろん、参加者の日程の調整からサポートすることも可能です。その後の出欠の確認も対応いたします。
3.会場リサーチ
ネットでの情報をメインに、ヒアリングした内容に合っている店か、外観や店内写真や口コミなどもチェックし、リサーチしいくつかの候補を上げていきます。その際も、メニュー例や、支払い方法、キャンセルポリシー、など事前に確認できる項目を共有いたします。
4.予約・お店とのやりとり
お店の予約はもちろんのこと、日程や変更があった場合もスムーズに対応いたします。「急に人数が変更になった」といった対応も、オンライン秘書がお店側とやり取りしますので安心です。
5.当日までのサポート
参加者への案内やリマインドメールをお送りし、参加者からの問い合わせにも対応し、会食がスムーズに行くようサポートいたします。
会食の手配は、一見簡単そうに思えても、実はかなりの時間と労力がかかる業務です。準備不足で「お店の雰囲気が合っていなかった」「連絡ミスで参加者に迷惑をかけてしまった」などという事態は避けたいものです。オンライン秘書に任せることで、時間の節約だけでなく、リスク管理や信頼構築にもメリットがあります。会食の調整に時間を取られている！というかたは、ぜひオフィスアツミにご相談くださいね。しっかりとサポートさせていただきます。
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