事務局運営や私自身への問い合わせなど、毎日多くのメールをやりとりしている中で、最近とても気になることがあります。

フォームで問い合わせや過去に一度でもやりとりがある場合、名前を伝えないメールが多いこと。

誰からのメールなのか、メールアドレスから判断しなければならず、検索すると最後のやりとりが2年前ということもあります。

「キャンセルします。」

誰？？？何を？？？
というのが、事務局業務の中で1週間だけでも数件。

メールを送った相手に手間を取らせてしまいますし、名前がないと他の方と間違えられる可能性もあります。

メールの送信には必ず名前を記載してくださいね。

ビジネスメールには署名設定をしておくといいでしょう。

やり取りが続く場合は、メールのやり取りもそのまま残して返信してもらえるとわかりやすいですね。

 

また、いきなり用件だけを伝える内容が多いのも最近もメールの特徴。

「こんにちは。」「お世話になっています。」など一言あるだけでも、丁寧な印象を受けます。

 

メールをの冒頭には

あいさつ　（初めまして。お世話になっています。など）
＋
所属や肩書　（〇〇協会、オンラインアシスタント、など）
＋
名前

があるといいですね。

 

メール活用の参考になれば幸いです。