仕事でミスをしたことはありますか。
書類の誤字脱字、メールの誤送信、スケジュールの調整ミス、都合のいい解釈や読み間違い、思い込みや勘違いによる間違いなど様々なミスがあります。

ミスをしてしまうと、その後の謝罪、フォロー、やり直しに余計な時間が取られてしまうのはもちろんのこと「よくミスする人」と信頼を失う可能性もあります。
信頼回復するのは大変です。

オンライン秘書の仕事ではクライアントのイメージを損ねる、損害を与えてしまうなど大きな迷惑がかかってしまいます。

ミスを０にするのは難しいかもしれませんが、今からできる対策や、私が実際に気を付けていることをご紹介していきます。

メモを取る

仕事を忘れないためにメモを取ったり、TODOリストを作成している方も多いと思います。

書いたことを忘れてしまう、書いた箇所が分からないなどを防ぐために
「メモ１枚に１要件」
「日付や期限はしっかり明記」するようにしています。

そして、タスクが完了したら色付けをして完了したことが一目でわかるようにしています。
メモは仕事の始まりや終わりに確認することを習慣化しましょう。

机周り、パソコンフォルダの整理整頓

ぐちゃぐちゃな机周り、フォルダだらけのデスクトップ。
書類一つ探すのにも「あれ、どこだっけ？」と無駄な時間がかかってしまいますよね。

紙の書類を無くすのを防ぐには、もらったらまず写真を撮る。
提出期限のあるものは、提出用ファイルを用意しすぐに保管する。
重要ではない書類は目を通したらすぐ破棄をすることで、紙の書類がたまりにくくなります。

パソコンのフォルダは8～10個までがいいといわれています。
10個くらいまでならどこのフォルダに何が入っているのかイメージしやすくなるそうです。
また、フォルダの階層も深くなりすぎると探しにくくなるので、３階層までにとどめておきましょう。

フォルダ名・ファイル名のルールを決めておく、
年に１回などフォルダ内の整理する日を決めておくのもいいですね。

相手に伝えたつもりで伝えていなかった、そんなつもりで言っていないなど、コミュニケーションのすれ違いによるミスも発生しやすいです。

普段からコミュニケーションを取り、すぐに質問しやすい環境、仕事の目的を共有しやすい環境にしておくことが大事ですね。

何か指示を受けたときには、
「○月○日何曜日何時でよろしいですね」
「○○ということでいいですか？」と
繰り返し具体的に確認することで認識の相違を防ぐことができます。

書類やメールの誤字・脱字は自分では気が付きにくいので、可能であれば「他の人に読んでもらう」というのもおすすめです。

見てもらう人がいない場合は、「音声ソフトに読み上げてもらう」「１日置いてもう一度見直す」のもいいですね。
時間を置くとまた違った見方ができ、見逃していたミスに気づいたりします。

メールに添付する書類を忘れてしまうことはありませんか。
添付書類があるときは、最初に添付書類をつけるなどのルールを決めるといいですね。

そして、送信するときはすぐに送らずちょっと一息、「確認」することを習慣づけましょう。

集中力は長時間続きません。
集中力が途切れると、うっかりミスなどが起こりやすくなりますので、こまめに休憩を取ることは大切です。

1時間に1回は休みをとり、ストレッチをする、
何も考えずにぼーっとする、コーヒーを飲むなど
それぞれリフレッシュできる方法を検討してみてくださいね。

ミスが減ると、業務効率が上がり作業時間も短縮できます。
仕事への信頼も上がっていきますし、防げるミスは防いで気持ちよく仕事をしていきたいですね。

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