「自分の気持ちがうまく伝えられない」「話そうとすると緊張する」「気の利いたことが言えない」などなど・・・。コミュニケーションの苦手意識はありませんか?
私自身も「人見知りなんです~」と言って殻に閉じこもっていた時期なんかもありました・・・。
オンライン秘書の仕事は自宅でできるので、人とのコミュニケーションがそんなに必要ない仕事かなっと思ったら、コミュニケーションが大事なことばかりでした!
「仕事を引き受ける時」「分からないことがある時」「話し合いの時」やはりコミュニケーションが大切です。うまく意思疎通できない人に「また仕事をお願いしたい」とは思ってもらえないですよね。
ちょっと意識するだけで関係がよくなると実感している、私がコミュニケーションで大切にしていることをご紹介していきます。
無理に話さなくてOK 「聞く」を大切に
「話す」ことに苦手意識をもっている方は、無理に話そうとしなくて大丈夫です。相手の話しを「聞く」ことを意識してみてくださいね。
聞くときには、「姿勢」「反応」「言葉」が大事だと言われています。姿勢は、相手の方もしっかり向く。反応は、適度なあいづちや、その状況に合った表情。例えば、驚いた話しの時は「驚く」、悲しい話しの時は「悲しそうに」など状況に合った表情ができるといいですね。
言葉は、相手の言ったことを繰り返したり、少し違う言葉で言い換えたり。そうすることで、きちんと聞いてくれているんだなと安心感を感じてもらえると思います。
相手に関心を寄せる
「この人あんまり興味なさそうだな」という人とコミュニケーションを取るのは難しいですよね。なので、相手に関心を寄せることが大事です。聞く大切さとも繋がりますが、相手がどんな人なのかなと興味をもち「質問」してみる。もっと深堀してみたり、話を広げてみたり。自分に関心を持たれるというのは嬉しいものです。ぜひ自分から相手に興味を持って話してみてくださいね。
あいさつをする
基本的なことですが、やはりあいさつがきちんとできているだけで印象がよくなります。
コミュニケーションを円滑に!っと難しく考えすぎなくても、相手の方を向いて笑顔であいさつするだけで、感じのいいひと人だなっと受け取ってもらえます。また「ありがとう」「助かる」など感謝の言葉も多く口に出していきましょう。
〇×で判断しない
意見が合わない人がいる場合、あの人の言っていることは間違っているっと否定したくなることはないですか。そうすると、そこからうまくコミュニケーション取るのが難しくなってしまいます。
いい悪い、正しい間違っていると決めつけずに(法律違反とか明らかにダメなものもありますけど)「そういう考えもあるんだな~」「自分とは合わないけどそういう意見もあるよね」と相手の立場に立って考えてみるのも大切ですね。そうすると、人間関係のストレスも少し減っていきますよ。
気にしすぎない
相手にどう思われるかな?と考えすぎると話せなくなったり行動できなくなりませんか。「自分が思っているほど、周りは自分のことを見ていない」なんて言葉もあります。
「こんなこと言ったら変に思われるかな・・・」「あの時あんなこと言わなければ・・・」なんて深く考えすぎずに、会話を楽しむことを意識してみましょう。
コミュニケーションが円滑になると、信頼できる人だと安心して仕事が任せてもらえたり、仕事がスムーズに進み業務効率もよくなるなどのメリットもあります。
気持ちのいいコミュニケーションを心がけていきたいですね。
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