メールや書類で「読みにくい文章だな~」と思ったり、もう少し分かりやすく伝えられたらなと思うことはありませんか。
今回は、ちょっとしたコツで文章が読みやすくなる工夫をお伝えしていきます。
一文を短く
1つ目のコツは一文を短くする、もしくは分割することです。
文章が長くなると主語・述語が複雑になり、読み手に誤解を与えたり考える時間が必要になったりします。
一文は50~60文字がいいと言われています。長くなったら切る、分けるを意識してみましょう。
結論ファースト
2つ目のコツは「結論ファースト」でPREP法を活用すると文章が分かりやすくなります。
P:Point=読み手が知りたい情報を最初に提示する(結論)
R:Reason=結論に対する根拠(理由)
E:Example=(具体例)
P:Point=最後にもう一度結論(まとめ)
この方法で書くと主張したいことがはっきりするので、簡潔に分かりやすい文章を作成したいときにおすすめです。
句読点・改行で見やすく
3つ目のコツは「句読点・改行」で見やすくすることです。
読点「、」には文章にリズムをつけ読みやすくする役割もあります。
文法的に使用する以外でも、リズムや呼吸をする位置などに意識をするとグッと読みやすくなりますよ。
また、改行がなく長い文章だと非常に読みづらくなります。
1つの段落につき1つの話題を意識してみましょう。
文末表現を変える
4つ目のコツは、文末表現を変える。文末表現とは、「~です。」「~ました。」など文章の最後をしめる表現です。
同じ文末が続くと、小学生の作文のような印象になってしまいます。
同じ文末は2回まで、3回続くようなら違う文末表現に変えてみましょう。
箇条書きにする
5つ目のコツは箇条書きにすることです。文章だけだと、どうしても読みづらくなってしまいます。
例えば日時や場所などを連絡する場合や、3つ以上の案を提示する場合などは箇条書きにすると分かりやすくなります。
例)・日時:〇月〇日 〇時
・場所:〇〇
不要な表現を使わない
6つ目のコツは不要な表現を使わない。不要な表現とは、なくても伝わる文章のことです。
例えば、同じ言葉や表現の繰り返しや、「~ということ」「~ことができる」などを多用するなどがあります。
文章を読み直してみて「まわりくどい」と感じたら、削れるところはないか、重複表現がないかチェックしてみましょう。
漢字とひらがなのバランスに気をつける
7つ目のコツは漢字とひらがなのバランスです。
漢字とひらがなは3:7で書くと読みやすいと言われています。
漢字ばかりだと堅い印象を与えますし、ひらがなばかりでも読みにくく幼い印象を与えます。
漢字でなくても伝わりやすい文字、「事→こと」「為→ため」「沢山→たくさん」など
全体のバランスを見て漢字にするか、ひらがなにした方が分かりやすいか考えてみてくださいね。
読みやすい文章になると、ビジネス上のやり取りもスムーズになります。
SNSなどで誰もが気軽に発信できる時代になり、文章力はますます必要な力となっていきます。
ぜひコツを取り入れてみてくださいね。
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