自分だけが行っている業務を他の方にお願いしたいけど、説明が大変、説明しづらいと思うことはありませんか。
そんなときは「マニュアル」があると便利です。
マニュアルがあると、メンバーが増えるとき、変わるときの引き継ぎがスムーズにいきます。
また、ミスを減らせたり何回も質問と回答を繰り返すという時間の短縮もできますよ。
ぜひマニュアルを作成し、業務を効率化してみてくださいね。
作成にあたっての簡単なポイントをお伝えします。
目的を明確にする
まずは、マニュアル作りの「目的」を明確にしましょう。
・誰に向けてのマニュアルなのか
・どの業務についてのマニュアルなのか
・どんなシーンを想定したマニュアルなのか
しっかりと目的を決めてから作成作業に入りましょう。
どの情報を取り入れた方がいいのか判断しやすくなります。
フォーマットを決める
どのフォーマットにするか決めておきましょう。
・GoogleドキュメントやWord、パワーポイントで作成
・テンプレートを活用
・ITツールを使って作成 など
どんなフォーマットで作成するのか統一していきましょう。
そして、みんながアクセスしやすい場所に保存しておくのが大切です。
具体的に書く
マニュアルを作成する業務の全体像を把握し、目次や見出しなど全体の構成を考えていきます。
見出しを見たときに「何のことが書いてある」というのがすぐ分かることが大切です。
作業手順や、流れを整理し、具体的に書いていきます。
この時、５W1Hを意識して書くことが大切です。
初めての人にも分かる内容にする
初めての人にも分かりやすい言葉、表現を使いましょう。
一文が長くなりすぎたり、専門用語ばかりの文章だと読みにくく、理解するのに時間がかかってしまいます。
分かりやすい言葉を心がけ、箇条書きにしたり、ポイントを押さえた文章を使いましょう。
特に重要な箇所には、赤字・アンダーラインなどで強調するのも大切です。
スクリーンショットや図を使い分かりやすく
文字ばかりだとうまく理解できないことも多いです。
・スクリーンショットや図形を入れる。
・フォローチャートで表現する
・表やイラストを活用する
こうするとグッと分かりやすくなります。
図の配置や大きさ、余白なども整えて見やすいマニュアルにしていきましょう。
更新していく
マニュアルを作成して終わり！ではありません。
実際に使ってみて分かりにくい箇所、説明が足りない箇所はないでしょうか。
自分だけではなく、他のメンバーにも読んでもらいフィードバックをもらいましょう。
また、マニュアルに固執しすぎず、押し付けすぎず
「柔軟に対応」「定期的に更新していく」ことが大切です。
更新した日付を書いて置くことも忘れずに！
在宅ワークが一般的になり、今までのように会社内で教え合ったり、分からないことはすぐに聞ける環境ではない場合も増えています。そんなときも「マニュアル」があれば安心ですよね。マニュアル作成時の参考にしていただけたら幸いです。
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