問い合わせメールの返信対応やリマインドメールなど、日々業務でよく使う言葉はありませんか。毎回０から作成していると時間がかかりますよね。そんな時、よく使う文面をテンプレート化しておくことで、返信のスピードがぐっと上がり、ミスの防止にもつながります。

また、チームで共有しておくと、誰が対応しても同じ品質で返信できるのも大きなメリット。今回は、「定型文」の作成手順と活用のコツをお伝えします。

1.　用途を明確にする

まずは「よく使う文言」を洗い出しましょう。

例えば、

・お問い合わせへの返信メール

・初回のご挨拶文

・Zoomリンクの案内

・講座のリマインドメール

・サンクスメールやフォローメール　

・請求書の文言　など

業務の中で「これ、また書いてるな…」と思った文面は、すべてテンプレート化の対象になります。使用頻度が高いものから順に作成していくのがおすすめです。

2.　テンプレートを作成する

要件ごとにまとめて作成していきます。構成は「挨拶 → 要件 → 詳細 → 締めの言葉」が基本。分かりやすい箇条書きや、改行などで読みやすくしていきましょう。

また、後で入力する部分をわかりやすくしておくのがコツです。たとえば【会社名】【日付】【担当者名】【URL】など、あとで編集が必要な部分は【】などで入力する部分を分かりやすくしておきましょう。

テンプレートができたら、すぐに取り出せる場所にまとめておくことが大切です。

Googleドキュメント、Notion、スプレッドシートなど、自分が使いやすい場所でOKです。

チームで運用するなら、共有フォルダでカテゴリ分けしておくと便利です。ファイル名に「返信」「案内」「お礼」などのキーワードを入れておくと検索もしやすくなります。

業務内容が変わったり、講座の情報が更新されたりする中で、テンプレートの内容も少しずつ古くなっていきます。定型文は「作って終わり」ではなく、定期的に見直しが必要です。口調に違和感はないか、文面が古くなっていないか定期的にアップデートしてみてくださいね。

「定型文」はただのコピペ文ではなく、相手を思いやりながら効率化できるツールです。ぜひ、業務品質を保ちながら、温かみのある言葉をプラスして「定型文」を作成してみてくださいね。作業時間がグッと短縮されスムーズになるはずです！

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