オンラインでの打ち合わせや講座開催が一般的となった今、Zoomは日常業務に欠かせないツールとなっています。しかし、誰もがITに詳しいわけではなく、「接続できない」「画面が映らない」「音声が聞こえない」といったトラブルに戸惑う方も多いのが現状です。
そんな時に一人で対応すると大変ですよね。トラブルがあると「頭が真っ白になってしまう」という方もいるのではないでしょうか。
そこで、主催者の方がセミナー・会議に集中できるよう、オンライン秘書にzoomのサポートを依頼することができます。どんなサポートがあるのか、ご紹介していきます。
1.事前準備対応
オンラインの開催は準備がとても大切です。主催者の意向に沿ってZoomのURLを発行し、必要に応じてパスコードや待機室の設定、録画の有無など細かな設定を確認し、参加者へのリマインドメールの送付を行います。また、zoomで講座を開催するのが初めてという方に向けて、リハーサルや操作確認を実際に行うことも可能です。
2.入室管理
参加者の入室状況をリアルタイムで確認し、必要に応じて承認を行います。表示名が不明瞭な場合には、主催者や本人に確認のうえ変更をサポート。遅れて入室した参加者にも個別にチャット等で対応し、スムーズに内容に合流できるよう配慮します。
3.録画・記録の管理
会の内容を記録として残したい場合には、録画対応も可能です。また、必要に応じてスクリーンショットを撮影し、報告書やSNSでのシェア素材として活用できます。チャット欄の内容も随時確認し、必要な質問への返信や主催者への共有を行うなどのサポートを行います。録画の共有、動画サイトへのアップなども対応可能です。
4.トラブル対応
オンラインでよくあるトラブルといえば、「音声が聞こえない」「映像が映らない」といったシステムトラブルです。個別チャットで案内メッセージを送るなどで対応し、会の進行をなるべく妨げないよう努めます。
5.画面共有やブレイクアウトルームの作成
進行と画面共有を一緒にやると、操作まで手が回らないこともあります。資料の画面共有や動画再生を代行し、よりスムーズな進行となるよう支援します。また、グループディスカッションの場面では、ブレイクアウトルームの作成やタイマー設定もサポート可能です。
オンライン開催する際は、事前の準備や当日のトラブル対応が大切です。Zoomサポートを利用することで、主催者の方がセミナーや会議に集中できるようになります。
一人で開催するのは大変！トラブルに対応できない、zoomを使ったことがないので不安という方はオンライン秘書がサポートいたしますので、ぜひご検討くださいね。
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