マニュアルがあると複数の方と作業を分担するとき、引き継ぎをするときに便利ですよね。以前、マニュアルを作成するコツという記事も書きましたので、マニュアル作成する際はぜひ参考にしてみてくださいね。
今回は実際にマニュアル作成をしようと思うけど、どんなツールを使って、どんな風に作っていけばいい？と悩んでいる方に向けて、オンライン秘書がよく利用する「Notion」と「Googleドキュメント」に絞って簡単な作成手順やコツをお伝えしていきますね。
Notionでの作成手順
Notionとは、メモ、タスク管理、データベース、カレンダー、マニュアルなど一つのアプリでまとめて管理できる、多機能なツールです。
1.新規ページを作成する
テンプレートを利用すると、初期構成ができているので便利です。無料で使えるものや、有料のものまでいろいろあります。
2.構成（目次）をつくる
大見出しや中見出し、小見出しなど項目によって設定できるので見やすくなります。
3.文章と手順を入力する
文章だけでなく、画像やリンクを貼るなどして視覚的にも分かりやすく作成するのがポイントです。
4.ページを共有・管理する
Notionでは「リンクを知っている人のみ」「閲覧のみ」「編集可能」など、アクセス範囲の設定も可能です。最終更新日や作成者なども記載できるので、見直しや管理などもしやすくなります。
Notionで作成するメリット
Notionは、はじめて使うかたには操作に少し途惑うところもあるかもしれませんが、とても便利なツールです。情報を構造化・細分化して分かりやすくまとめられる。チームメンバーで編集や閲覧がしやすい、アクセス権を細かく設定でき、共有が簡単などのメリットがあります。
Googleドキュメントでの作成手順
Googleドキュメントは、Googleのアカウントがあれば誰でも無料で使えるクラウド型の文書作成ツールです。
1.目次作成
マニュアルの大まかな構成を考え、見出しを整理します。
「挿入」→「目次」を選択すると、番号付き、リンク付きなどの目次が設定できます。
長いマニュアルや、項目が複数分かれている時に探すのが便利です。
2.本文と画像・図を挿入する
文章だけではどうしても伝わりづらくなるので、スクリーンショットの画像をつけて作業手順を分かりやすくする、フォーロー図を作成し全体の流れを把握しやすくするなどの工夫が大事です。
3.動画や画面録画で分かりやすく
文章や画像だけでは、なかなか伝わらない･･･｡手順説明ではスクリーンショットをたくさん撮らないといけないので大変というときは、画面録画がおすすめです。
Windows10/11には標準機能されており、「Windows」＋「G」で操作パネルが立ち上がります。
音声をつけることができますので、システムの操作を説明するときに便利です。
他にも、動画で見た方が分かりやすい手順などは、撮影を行い、動画サイト（YouTubeやVimio）などで限定公開し、URLをマニュアルのドキュメントに貼っておけばすぐに見ることができるので便利です。
4.共有・更新・管理する
「共有」ボタンから、閲覧・編集・コメントなどの権限を設定することができます。複数メンバーと同時編集可能で、誰がどこを編集したか履歴も自動保存されています。
Googleドキュメントで作成するメリット
Googleドキュメントは、自動でクラウド上に保管されるので安心です。複数人で作業できたり、共有も簡単にでき、作業しやすいツールなので、マニュアル作成にはおすすめです。
マニュアル作成は時間がかかりますが、作成しておくと、よく起こりがちなミスを事前に防げたり、注意しなげればいけないポイントがわかり作業しやすくなります。作る時間がない、作ったマニュアルを更新して欲しい、分かりやすく作り直してほしいなどのご要望も、オンライン秘書が承りますので、ぜひご相談くださいね。
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